În deschidere, Doamna Mioara Voncilă, director al Bibliotecii Universitare "Dunărea de Jos" din Galaţi dă cuvântul Doamnei Camelia Boca, preşedinta Secţiunii de Comunicarea Documentelor şi Împrumut Interbibliotecar, care mulţumeşte pentru găzduire şi motivează scopul acestei şedinţe din data de 19.05.2016. Având în vedere faptul că problemele financiare din biblioteci împiedică participarea colegilor la aceste întâlniri foarte utile în domeniul împrumutului interbibliotecar, s-a propus soluţia organizării mai multor şedinţe de lucru în zone diferite ale ţării pentru a ne putea întâlni cât mai mulţi şi pentru a găsi soluţii la problemele pe care le avem toţi. Invitaţiile la aceste şedinţe au fost adresate colegilor din ambele asociaţii încercând astfel o unire a acestora având la bază problematica împrumutului interbibliotecar şi a Relaţiilor cu Publicul. Doamna Camelia Boca începe prezentarea cu o dare de seamă în legătură cu participarea sa la cea de a 14-a Conferinţă Internaţională IFLA a secţiunii de ILL şi DD, din 1-3 octombrie 2015 (Istanbul, Turcia), prima participare românească la aceste conferinţe. Titlul conferinţei (Resource Sharing at the Crossroads) a avut în vedere folosirea în comun a resurselor existente în orice bibliotecă pentru diminuarea costurilor. Cei 240 de participanţi din toată lumea au abordat tematici diverse, fiecare participant expunând chestiuni din propria ţară.

În continuare, Doamna Mioara Voncilă prezintă interfaţa programului de bibliotecă MARC 21, în care lucrează la Biblioteca Universităţii "Dunărea de Jos". Programul permite rezervări on-line, adăugarea de tag-uri, iar sistemul îi poate transmite bibliotecarului sau utilizatorului sugestii şi noutăţile intrate pe domeniul unde acesta a făcut căutări, numai după ce utilizatorul şi-a făcut un cont pe KOHA. Din luna ianuarie 2017, toate noutăţile vor intra în KOHA. Se discută despre facilităţile acestui program.

Doamna Camelia Boca face o prezentare a regulilor de bază din sistemul de împrumut interbibliotecar în urma unei întrebări venite din ţară: "Cum se procedează pentru un împrumut interbibliotecar?" În prezent se lucrează la o listă cu regulile de împrumut interbibliotecar din fiecare bibliotecă, urmare a discuţiilor de la Şedinţa Secţiunii de Comunicare a Documentelor şi Împrumut Interbibliotecar de la Bucureşti, din 2015. Se prezintă Cererea tip de împrumut interbibliotecar (folosită in BCU Iaşi), care stă la baza lansării acestui serviciu şi modalitatea de rezolvare a acesteia in BCU Iaşi. Se prezintă cataloagele colective interne şi internaţionale folosite (RoLINEST, TINREAD, KARLSRUHE VIRTUAL CATALOG, etc.)

Doamna Silvia Matei, Biblioteca "V.A. Urechia", întreabă despre modalităţile de plată şi ce plăteşte cititorul? Poşta Română, de la 1 martie, a mărit taxele poştale pentru expedieri externe de peste nouă ori. În majoritatea bibliotecilor, aceste taxe sunt plătite de cititori. Pentru o carte a cărei expediţie costa înainte de 1 martie 2016, 20 lei, acum cititorul este obligat să plătească peste 120 lei. Doamna Camelia Boca prezintă succint demersul iniţiat de Academia Română (filiala Iaşi) sub forma unei scrisori deschise către Preşedinţie şi Guvern şi Parlament prin care se cere reducerea acestor taxe pentru instituţii de învăţământ, de cercetare şi pentru biblioteci.

O altă problemă ridicată de Doamna Florica Cristea, Biblioteca Universităţii "Dunarea de Jos" Galaţi, este fondul de carte din depozitul legal. Prin Legea Depozitului Legal, acest fond de carte este exclus împrumutului interbibliotecar, fiind fondul care trebuie să rămână pentru posteritate. Tot Doamna Florica Cristea întreabă cum se procedează cu cititorii care renunţă în ultimul moment la cartea deja venită prin Împrumut Interbibliotecar. Doamna Camelia Boca răspunde că, prin cererea iniţială, cititorul se angajează să suporte toate costurile acestui serviciu (dacă nu a renunţat la solicitare in 24 de ore) şi i se blochează dreptul de împrumut în bibliotecă până la achitarea contravalorii serviciului de împrumut interbibliotecar solicitat.

In final, gazdele mulţumesc pentru participare sperând că problemele dezbătute la această şedinţă vor fi soluţionate. Doamna Camelia Boca mulţumeşte gazdelor şi participanţilor şi-i invită la şedinţa secţiunii organizată la Conferinţa de la Timişoara, din septembrie 2016, aşteptând, până atunci, propuneri şi lucrări.